Miet- oder WEG-Verwaltung
Worin sich Miet- und WEG-Verwaltung unterscheiden und welche Eigentumsstruktur für die Einordnung maßgeblich ist.
Zum BeitragBetriebskostenabrechnung für Vermieter
Eine verspätete oder formell fehlerhafte Abrechnung kann dazu führen, dass eine Nachforderung nicht mehr durchsetzbar ist. Entscheidend sind vor allem der rechtzeitige Zugang, der richtige Verteilerschlüssel und eine nachvollziehbare Berechnung.
Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten zugehen
Über Betriebskostenvorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Nach § 556 Absatz 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
Nach Ablauf dieser Frist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Das muss er im Streitfall darlegen und beweisen. Ob eine verspätete Rechnung eines Versorgers oder Dienstleisters dafür ausreicht, hängt von den konkreten Umständen und davon ab, ob die fehlenden Unterlagen rechtzeitig verfolgt wurden.
Ein Guthaben des Mieters bleibt trotz verspäteter Abrechnung bestehen. Die Ausschlussfrist betrifft grundsätzlich die Nachforderung des Vermieters, nicht den Anspruch des Mieters auf Auszahlung seines Guthabens.
Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Versanddatum. Im Streitfall muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang nachweisen. Deshalb sollte der Versand so organisiert und dokumentiert werden, dass der Zugang nachvollziehbar bleibt.
Bei gemischt genutzten Häusern ist zu unterscheiden. Die gesetzliche Ausschlussfrist aus § 556 Absatz 3 BGB gilt für Wohnraummietverhältnisse. Bei Gewerberäumen ist zwar regelmäßig innerhalb einer angemessenen Frist abzurechnen, eine verspätete Abrechnung schließt eine Nachforderung aber nicht automatisch aus. Maßgeblich sind dort vor allem der Gewerbemietvertrag sowie die allgemeinen Regeln zu Verjährung und Verwirkung.
Beispiel
Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025. Es endet am 31. Dezember 2025. Die Abrechnung muss dem Mieter dann bis zum 31. Dezember 2026 zugegangen sein.
Spätester Zugang: 31. Dezember 2026
Welche Kosten umlagefähig sind
Bei Wohnraum können Betriebskosten nur umgelegt werden, wenn dies wirksam im Mietvertrag vereinbart wurde. Welche laufenden Kosten grundsätzlich als Betriebskosten gelten, ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung. Ohne eine entsprechende Vereinbarung trägt sie der Vermieter.
In der Regel umlagefähig
- Grundsteuer
- Wasserversorgung und Entwässerung
- Heizung und Warmwasser
- Betrieb des Aufzugs
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart, ohne dessen Reparaturanteil
- Wascheinrichtungen
Nicht umlagefähig
- Verwaltungskosten und Verwaltungshonorare
- Instandhaltung und Instandsetzung
- Reparaturen und Ersatzbeschaffungen
- Der Kostenanteil leer stehender Einheiten, der nicht auf die übrigen Mieter verlagert werden darf
- Rechtsverfolgung und Mahnwesen
- Kontoführung, Porto und Bankgebühren
- Erstmalige Anschaffungen und Ersatzbeschaffungen, etwa der Kauf neuer Mülltonnen
- Reparatur- und Erneuerungsanteile innerhalb von Wartungs- oder Hausmeisterrechnungen
- Laufende Kabelanschluss- und Breitband-Grundgebühren
- Miet- oder Leasingkosten für Rauchwarnmelder. Kosten einer regelmäßigen Funktionsprüfung können dagegen bei wirksamer vertraglicher Vereinbarung als sonstige Betriebskosten umlagefähig sein.
Die Betriebskostenverordnung nennt die grundsätzlich umlagefähigen Kostenarten und schließt Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten aus. Sonstige Betriebskosten nach § 2 Nummer 17 BetrKV müssen im Mietvertrag konkret bezeichnet sein. Seit dem 1. Juli 2024 dürfen laufende Kabelanschluss- und Breitband-Grundgebühren grundsätzlich nicht mehr über die Betriebskosten abgerechnet werden.
Welcher Verteilerschlüssel gilt
- Ohne Vereinbarung
- Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Das regelt § 556a Absatz 1 BGB.
- Bei erfasstem Verbrauch
- Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, sind nach diesem Maßstab umzulegen. Wo gemessen wird, entscheidet also der Zähler und nicht die Fläche.
- Heizung und Warmwasser
- Hier gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung. Ein Anteil von mindestens 50 und höchstens 70 % ist nach erfasstem Verbrauch abzurechnen, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum.
- Gewerbe im Haus
- Verursacht eine Gewerbeeinheit erheblich höhere Kosten als die Wohnungen, kann ein Vorwegabzug nötig sein, damit die Wohnungsmieter nicht mittragen, was sie nicht verursachen. Ob und in welcher Höhe, ist eine Frage des Einzelfalls.
Vier Mindestangaben für eine formell ordnungsgemäße Abrechnung
Fehlt eine abweichende Vereinbarung, werden Betriebskosten grundsätzlich nach Wohnfläche verteilt. Werden Verbrauch oder Verursachung ordnungsgemäß erfasst, etwa durch einen Zwischenzähler, muss der Umlagemaßstab diese Unterschiede berücksichtigen. Der Messwert bestimmt dabei den Verbrauchsanteil der jeweiligen Einheit. Er bedeutet jedoch nicht automatisch, dass sämtliche Kosten zu 100 Prozent nach Verbrauch verteilt werden. Für Heizung und Warmwasser gelten besondere Vorgaben. Hier werden grundsätzlich mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch und die übrigen Kosten nach Wohn- oder Nutzfläche abgerechnet.
Gesamtkosten
Eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart und Abrechnungseinheit. Es genügt nicht, nur den auf den einzelnen Mieter entfallenden Betrag auszuweisen.
Verteilerschlüssel
Der für die jeweilige Kostenart verwendete Umlagemaßstab muss angegeben und, soweit er nicht selbsterklärend ist, erläutert werden. Änderungen des Schlüssels müssen erkennbar bleiben.
Anteil des Mieters
Die Berechnung, mit der sich aus den Gesamtkosten und dem Verteilerschlüssel der Anteil der einzelnen Einheit ergibt.
Vorauszahlungen
Die im Abrechnungszeitraum anzurechnenden Vorauszahlungen müssen abgezogen werden. Daraus ergibt sich das Guthaben oder die Nachforderung.
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss ein durchschnittlicher Mieter die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können. Fehlt eine notwendige Mindestangabe, kann die betroffene Kostenposition formell unwirksam sein. Das bedeutet nicht automatisch, dass die gesamte Abrechnung entfällt, denn abtrennbare Kostenarten werden grundsätzlich gesondert betrachtet. Rechenfehler, ein unzutreffender Kostenansatz oder ein falscher, aber erkennbar verwendeter Verteilerschlüssel sind dagegen meist inhaltliche Fehler. Nach Ablauf der Abrechnungsfrist dürfen solche Korrekturen die Nachforderung grundsätzlich nicht mehr zulasten des Mieters erhöhen.
Belegeinsicht und Einwendungen
Der Mieter kann Einsicht in die Belege verlangen, auf denen die Abrechnung beruht. Der Vermieter darf diese Belege auch elektronisch bereitstellen. Wird eine ordnungsgemäß verlangte Belegeinsicht verweigert, kann dem Mieter hinsichtlich der betroffenen Nachforderung ein Zurückbehaltungsrecht zustehen.
Auch der Mieter muss eine Frist beachten. Einwendungen gegen die Abrechnung sind spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach ihrem Zugang mitzuteilen. Danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen, sofern der Mieter die verspätete Mitteilung zu vertreten hat.
In der Praxis sollte die Belegeinsicht einfach und nachvollziehbar organisiert sein. Dafür führen wir zu jedem Objekt eine digitale Objektakte, in der Verträge, Rechnungen, Ablesewerte und weitere Abrechnungsunterlagen zusammengeführt werden.
Wie wir abrechnen
Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist in unserem Festpreis von 50 € netto je Einheit und Monat enthalten. Eine zusätzliche Abrechnungsgebühr pro Einheit fällt nicht an. Alle enthaltenen Leistungen und Preise finden Sie auf den Seiten Leistungen und Preise.
Wir beginnen frühzeitig mit der Vorbereitung und erstellen die Abrechnung, sobald die erforderlichen Rechnungen, Ablesewerte und Vertragsdaten vollständig vorliegen. So bleibt Zeit, fehlende Unterlagen anzufordern und Unstimmigkeiten vor Ablauf der gesetzlichen Frist zu klären.
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Alle Leistungen ansehenStand: Juli 2026. Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze und Rechtsprechung können sich ändern, und der konkrete Mietvertrag kann abweichende Regelungen enthalten. Lassen Sie Einzelfälle mit rechtlichen oder finanziellen Folgen fachkundig prüfen.